Göra budget för ett tillverkande företag

Läs ett riktigt kundcase om hur vi förändrade budgetprocessen hos en global tillverkare av tunga fordon och anläggningsmaskiner

Industriföretaget ingår i ett av Sveriges största koncerner med tillverkningsenheter på flera platser i landet. 

Som inhyrd Controller på en av deras produktionsenheter för tillverkning av tunga fordon hade vi i uppdrag att koordinera och sammanställa en helårsbudget.

Då tidigare ansvarig för budgeten inte längre fanns tillgänglig behövde vi tänka om på hur vi skulle skapa budgeten som dessutom skulle konsolidera ett tiotal olika kostnadsställen.

göra-budget-i-tillverkande-företag

Skapa en budget med Microsoft Excel och Microsoft Access

Vår lösning landade i att skapa en anpassad Excelmall vars data hämtades från en MS Access databas som i sin tur var kopplad till de enskilda kostnadsställenas budgetfiler.

På så sätt kunde cheferna arbeta med sina filer i lugn och ro utan att påverka de andra cheferna. Och framförallt skickas inte en fil runt i mejl utan aktuell fil sparas och hämtas i en nätverksmapp. 

Ekonomichefen kunde i sin tur på begäran få en konsoliderad version genom ett knapptryck uppdaterad med aktuella siffror från databasen. 

Den konsoliderade budgeten bestod av en pivottabell med möjlighet att sortera på olika kostnadsställen, månader, konton och kontobenämningar.

Då koncernen använde sig av SAP var det tråkigt att inte ha en samordnad budgetprocess utvecklad för alla koncernbolag, men trots det, kan vi alltid göra lösningar med hjälp av Excel.

Förbättringar till budget 2.0

Vi kan i backspegeln se flera förbättringsförslag på den första budgetlösningen vi skapade som är värt att ta med till nästa version.

En budget är i regel inget levande dokument utan när en budget väl är klubbad bör fokus riktas mot prognoser. Dock kan det inför en budgetprocess göras ytterligare förbättringar. Vi noterade bland annat följande åtgärder för en bättre budget:

Ännu enklare gränssnitt för cheferna att jobba i

Historisk jämförelsedata på kontonivå

Fler automatiska nyckelfördelningar

Se över lösenordshanteringen i masterfilen

Andra saker som är värda att tänka på i samband med att inrätta en ny budgetprocess är överlämningen.

Förekomsten av personalomsättning tenderar att vara hög på ekonomiavdelningar vilket innebär att kunskapen om budgeten riskerar att gå förlorad om en person slutar.

Att dokumentera och utbilda samtliga medarbetare om budgetprocessen ska vara prioriterat.

bättre-budget-i-tillverkningsföretag

Vi hjälper dig med budget och prognoser

Hör av dig till oss om ditt företag ska göra budget eller prognos så hjälper vi er med allt från att skapa mallar, ser över system och process.